[Специалист] Эффективный тайм - менеджмент для специалиста с использованием Microsoft Outlook (2018)

[Специалист] Эффективный тайм - менеджмент для специалиста с использованием Microsoft Outlook (2018)

Хотите научиться управлять временем? Ваше решение – комплексная программа «Эффективный тайм-менеджмент для специалиста с использованием Microsoft Outlook 2016»!

Вы научитесь обеспечивать производительность собственного труда и труда своих подчиненных за счет применения технологий эффективного планирования рабочего времени. Вы овладеете принципами, технологиями и навыками эффективного планирования рабочего времени, освоите приемы самомотивации.

В планировании рабочего времени Вы получите надежного и незаменимого помощника – программу Microsoft Outlook с ее многочисленными функциями планирования и организации рабочего времени, дополненными удобными способами работы с электронной почтой. Вы научитесь эффективно использовать рабочее время, автоматизировать и ускорять обмен информацией. Организация собраний, работа с входящей и исходящей документацией больше не будут для Вас утомительной работой.

Комплексная программа рассчитана как на руководителей, так и на рядовых сотрудников.

В комплексную программу «Эффективный тайм-менеджмент для специалиста с использованием MicrosoftOutlook 2013/2010» входят два курса:

Спойлер: Курс «Тайм - менеджмент - организация времени»

По окончании курса Вы будете уметь:

• достигать большего за меньшее время;
• успевать сделать главные дела вовремя;
• продвигаться вперед быстрее и эффективнее;
• сбалансировать работу и личную жизнь;
• успокоиться и не переживать из-за времени.

Программа курса

Модуль 1. Формирование личной реальности
Главный ресурс в жизни и бизнесе — время!

• Учет своих индивидуальных особенностей в управлении временем. Практика –«Определение цикла действия». Рабочий стиль.
• Эффективное управление временем. Ролевая игра – Есть ли у вас план?

Практика – Создание древа целей. «Основные жизненные ценности». Миссия – Цель – Задача – Исполнение.

• Инвентаризация времени. Хронометраж и оценка личной эффективности. Практика – Портрет рабочего дня. Отслеживание показателей в личной работе (Пирог времени).
• Самоменеджмент с использованием дневника времени, календарика-пинарика, ментальных карт.
• Анализ "поглотителей" времени (хронофагов) и их устранение. Определение продолжительности непродуктивной работы. Выявление резервов времени.

Навыки эффективного планирования и целеполагание.

• Анализ ценностей и целей. Главные цели жизни и их разглобализация. Определение глобальной цели. Проверяем по критериям формулирования целей SMART. Практика «Измерение целей». Кейс – Золотая рыбка.
• Принятие решений: вскрыть резервы производительности. Практика.
• Необходимость принятия решений. Практика - «Съесть лягушку, разделить слона, швейцарский сыр» и т. д.
• Техники Pomodoro и Trello: тайм-менеджмент, который работает: просто и элегантно – обзорно.
• Обзор популярных программ для управления временем / собой ….google calendar – обзорно.
• Облачные хранилища (Dropbox, Google Drive) – обзорно.

Эффективное управление временем

• Принципы и правила планирования времени. Цветное планирование. Принцип Парето (соотношение 80:20). Принцип «3 гвоздя».
• Установление приоритетов с помощью анализа АБВ. Анализ списка дел участников.
• Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Практика - «Важно/Неважно».
• Практика - «Ценности и приоритеты».

Модуль 2. Индивидуальные особенности в планировании и восприятии времени

• Индивидуальные возможности оптимизации расхода времени (как в области профессиональной деятельности, так и вне ее)
• Конфликт как источник потери времени. Стратегии поведения в конфликтной ситуации
• Эффективное межличностное взаимодействие как способ экономии временных ресурсов.
• Нерациональное распределение времени как потенциальный источник стресса.
• Основы типологии: что нужно знать о себе, чтобы распределять время максимально эффективно. Диагностика индивидуальных различий (DISC).
• Практика – ролевая игра.

Модуль 3. Выбор инструмента для планирования времени

• Традиционные средства для управления временем на бумажных носителях.
• Программные средства для управления временем.

Модуль 4. Как не разорваться на работе. Принцип делегирования и различные возможности его использования

• Преимущество делегирования. Тестовое задание – Практика – «Геометрические фигуры».
• Сопротивление делегированию. Кейс – умеете ли делегировать
• Правила делегирования. Практика - «Подарок».
• Алгоритм делегирования по матрице Эйзенхауэра. Практика – Цейтнот руководителя, практикум-поединок : обратное делегирование.

Модуль 5. Мотивация и Самоконтроль

• Самомотивация как инструмент сокращения временных издержек. Информационный прессинг.
• Практика на самомотивацию. Анализ своих оправданий.
• Как не потерять себя в суматохе дел: переключение внимания, ресурсные состояния, управление стрессом, методы мгновенной релаксации. Как проявляется трудоголизм и эмоциональное выгорание.
• Практика – Диагностика профессионального выгорания.
• Методы самоконтроля.

Спойлер: Курс «Microsoft Outlook 2016. Планирование деятельности и документооборот»

По окончании курса Вы будете уметь:

• Профессионально работать с электронной почтой, просматривать большее количество сообщений, отвечать сразу с помощью встроенных ответов, минимизировать время на создание сообщений путем использования подписей и шаблонов
• Настраивать быстрые действия, осуществлять мгновенный поиск
• Работать с вложениями
• Использовать возможности голосования по электронной почте
• Контролировать доставку и прочтение сообщений, устанавливать оповещения и отметки к исполнению
• Работать с большим потоком входящей корреспонденции: использовать папки поиска и правила для сообщений
• Эффективно планировать свою деятельность, используя календарь, список задач, заметки и записи в дневнике
• Иметь общее представление о календарных планах
• Планировать и контролировать работу коллектива, владея процедурами назначения задач и приглашений на собрания
• Работать со списком контактных лиц, создавать, пополнять и использовать адресные книги
• Эффективно обрабатывать большие объемы информации, используя новые средства поиска, сортировки, группировки, назначения категорий и настраивая представления
• Использовать тактику Zero Inbox
• Сохранять и восстанавливать базу данных Outlook 2016/2013
• Выполнять архивацию данных
• Синхронизировать данные Outlook с мобильными устройствами IPad, IPhone, Android, Windows Phone
• Использовать Outlook совместно с Microsoft Exchange Server, настраивать учетные записи для работы с электронной почтой Интернет
• Знать отличия Outlook 2016/2013 от ранних версий, преимущества и недостатки различных версий, уметь без потерь переходить с одной версии программы на другую
• Лучше управлять своим временем, ориентироваться на главное и выполнять все поставленные задачи

Модуль 1. Обновленный интерфейс. Использование электронной почты для эффективного обмена информацией

• Обновленный интерфейс
• Первый запуск Microsoft Outlook 2016/2013.
• Элементы окна программы. Новая область папок Outlook 2016/2013. Работа с областью папок. Обзор основных отличий от ранних версий Outlook
• Настройка папки по умолчанию при запуске Outlook
• Новая возможность Outlook 2016/2013 – измените порядок отображения папок
• Новый элемент интерфейса Outlook 2016/2013 - Панель навигации
• Изменение содержимого панели навигации
• Использование электронной почты для эффективного обмена информацией
• Создание сообщения, ответ, пересылка, использование копии и скрытой копии сообщения, изменение формата сообщений
• Новая функция Outlook 2016/2013 - Использование команд в списках сообщений
• Параметры отслеживания сообщений и голосования по электронной почте
• Опросы по электронной почте
• Статистика опросов
• Планирование времени отправки сообщений
• Настройка переадресации ответов
• Установка срока действия сообщения
• Получение уведомлений о доставке и прочтении сообщений
• Настройки по умолчанию
• Новая возможность Outlook 2016/2013 – быстрые действия
• Быстрые ответы с помощью встроенных ответов
• Отметка сообщений к исполнению
• Настройка напоминаний
• Работа с вложениями при получении
• Быстрые команды в строке вложений
• Работа с вложениями при отправке
• Вложения в письма из облачного хранилища OneDrive
• Создание подписей
• Создание визитных карточек
• Добавление электронной визитной карточки в подпись сообщений
• Создание и использование шаблонов сообщений
• Понятие «Web–почта». Отличия от использования почтового клиента
• Настройка учетной записи Outlook 2016/2013 для работы с электронной почтой Интернет

Модуль 2. Организация входящей информации. Контакты, адресная книга Outlook

• Работа с адресными книгами
• Добавление контактов в адресную книгу
• Настройка адресной книги по умолчанию
• Создание списков рассылки
• Условное форматирование. Умейте выделить главное
• Беседы. Настройка
• Фильтр нежелательной почты
• Управление сообщениями электронной почты с помощью правил, работа с Мастером правил
• Использование области «Избранные папки»
• Папки поиска. Использование. Создание пользовательских папок поиска
• RSS каналы
• Фильтр нежелательной почты
• Функциональный поиск. Новый «Помощник»
• Интеллектуальный поиск
• Автоответы

Модуль 3. Персональная деятельность в Календаре. Работа с задачами. Технология постановки задач. Совместное использование расписания, списка контактов, списка задач. Доступы к папкам Outlook

• Outlook как оптимальное решение в практическом планировании. Использование календаря
• Обновленный интерфейс
• Новый элемент интерфейса Outlook 2016/2013 - панель прогноза погоды
• Работа с панелью прогноза погоды
• Настройка параметров календаря
• Изменение масштаба временной шкалы, изменение параметров рабочей недели
• Навигация в календаре
• Добавление, удаление и изменение часовых поясов
• Новая возможность Outlook 2016/2013 – быстрый обзор календарных планов
• Создание разовых и повторяющихся встреч
• Создание разовых и повторяющихся событий
• Установка напоминаний
• Создание и работа с несколькими календарями
• Планирование собраний
• Процедура планирования собрания, приглашение участников
• Ответ на приглашение. Статистика ответов на приглашение
• Изменение информации о собрании после отправки приглашений, отмена собрания
• Работа с задачами
• Создание разовой и повторяющейся задачи. Отображение задач в календаре
• Обновление задачи, выполнение задачи
• Назначение задач
• Понятие назначения задачи и владения задачей
• Прием и отклонение задачи, переадресация поручения
• Контроль выполнения задач
• Рассылка отчета о состоянии задачи
• Создание подпапок, перемещение элементов между папками, функция автосоздания элементов
• Совместное использование расписания, списка контактов, списка задач с помощью общих папок
• Настройка разрешений для общих папок
• Предоставление общего доступа к папкам Outlook 2016/2013
• Открытие папок других пользователей

Модуль 4. Организация встреч, задач в проекты. Представления в Outlook. Работа с категориями. Использование дневника, заметок. Резервное копирование информации. Импорт - экспорт данных.

• Настройте личную систему планирования. Успевайте выполнить главное
• Использование категорий для эффективного планирования. Организация встреч, задач в проекты
• Создание пользовательских категорий
• Назначение категорий, работа с главным списком категорий
• Практическое применение категорий: организация задач в проекты
• Сортировка, группировка, фильтрация
• Систематизация планирования с помощью пользовательских полей.
• Выбор и изменение представлений. Создание пользовательских представлений.
• Расширенный поиск элементов. Правила поиска. Эффективный поиск элементов.
• Тактика Zero Inbox
• Использование и настройка страницы "Outlook сегодня".
• Печать различных элементов, настройка параметров печати
• Использование дневника
• Создание записей в дневнике
• Материализуйте мысли и идеи. Использование заметок
• Создание и редактирование заметок
• Пересылка заметок по электронной почте
• Преимущества использования Outlook 2016/2013 совместно с Microsoft Exchange Server
• Принципы хранения информации в Outlook 2016/2013. Резервное копирование и перенос базы данных Outlook
• Импорт – экспорт данных Outlook
• Архивация данных в Outlook 2016/2013
• Синхронизация Outlook с мобильными устройствами IPad, IPhone, Android, Windows Phone